媒体邀约机构

邀约媒体,成了企业发布会等宣传活动必备环节,顾名思义就是根据企业的宣传活动向媒体发出邀请,邀约成功后接下来活动当天媒体会到现场进行采集素材,挑取新闻点,届时在对应的媒体平台报道。

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邀约媒体,成了企业发布会等宣传活动必备环节,顾名思义就是根据企业的宣传活动向媒体发出邀请,邀约成功后接下来活动当天媒体会到现场进行采集素材,挑取新闻点,届时在对应的媒体平台报道。

那么接下来是邀请媒体到场之前,前提是一定要有详细的媒体计划表才能进入到以下流程。

一、对接媒体

首先,你自己要搞清楚你邀请媒体到现场是做什么?包括邀请的媒体组成部分(主流媒体、视频媒体、纸媒还是电媒?还是KOL或网红),这里就需要做一份邀约媒体的名单,然后联系确认,一般来说,除非关系够硬或活动本身有足够吸睛的地方,媒体才会选择到场。所以较难邀约的媒体机构可以外包给专业的媒介公司来负责(尤其是媒体数量较多的情况下采用此方法),多花点钱能达到想要的活动宣传效果就行。

二、确认媒体事务

紧接着,就需要落实邀约到场的媒体所做的工作有哪些?例如:采访领导,那么,就需要一份比较详细的采访前的提纲,以及活动的背景介绍。

三、安排媒体日程

确认媒体和事务后,就需要向到场的媒体发送邀请函,邀请函也分为这几种形式(纸质邀请函,和信封形似、电子邀请函、DIY邀请函),在邀请函内需要注明的是,媒体到场的时间和地点,要精确到分钟和活动地点的具体楼层。同时,如果媒体是从异地赶到现场的,需要再注明交通出行方案,并且是否会有专车负责接送等问题要落实到文字上,包括住宿接待。

四、现场对接

活动现场,会有媒体老师们的独立签到处,并且还需要礼仪接待,负责指引媒体进入会场坐席,如现场有产品体验区和采访环节,也需要安排妥当。活动结束后,也需要确认媒体的返程时间和再次表示感谢之类的话。

五、跟进发稿情况

一般在活动开始前,或活动当天主办方就需要提供1-3份不同类型的新闻通稿给到媒体手中,活动现场照片经过精修处理后也要立刻给到媒体。在发稿的环节,也会遇到媒体拒稿或审核不通过时,所以,一定要提前备好补充媒体名单。

六、保持良好互动

媒体关系需要靠人情和多维度的关系网组成的,并非是纯粹的商业合作关系或利益冲突关系,所以,需要借助社交工具和媒体保持良好的沟通关系尤为重要,逢年过节代表公司送送礼品和贺卡之类的也很重要。必要时可以组建一个服务于公司的媒体沟通群。

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